Thủ tục cần làm khi công bố mỹ phẩm nhập khẩu

Sản phẩm mỹ phẩm là sản phẩm đặc biệt được quản lý bởi Bộ Y tế, vì vậy trước khi nhập khẩu lưu hành tại Việt Nam, mỹ phẩm phải được đăng ký công bố mỹ phẩm nhập khẩu tại Cục Quản lý dược. Luật Bạch Minh hướng dẫn các thủ tục trước khi nhập khẩu mỹ phẩm qua bài viết dưới đây:

Tại sao phải công bố mỹ phẩm nhập khẩu trước khi lưu hành tại Việt Nam

Việc công bố mỹ phẩm trước khi nhập khẩu có tác dụng rất lớn đối với người tiêu dùng sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam. Đăng ký công bố mỹ phẩm để đảm bảo nguồn gốc rõ ràng về thành phần, nguồn gốc về sản phẩm và chất lượng của sản phẩm mỹ phẩm, tạo điều kiện cho người tiêu dùng tìm hiểu đầy đủ hơn về mỹ phẩm. Ngoài ra, việc đăng ký công bố còn để ràng buộc chịu trách nhiệm của tổ chức đứng tên chịu trách nhiệm nhập khẩu và phân phối ra thị trường.

Đăng ký công bố mỹ phẩm được quy định rất chi tiết trong Nghị định của Chính phủ và các thông tư hướng dẫn của Bộ Y tế, chính vì vậy cho thấy việc đăng ký công bố mỹ phẩm là thủ tục rất quan trọng và không thể thiếu nếu công ty muốn nhập khẩu sản phẩm mỹ phẩm vào Việt Nam.

Điều kiện công bố mỹ phẩm nhập khẩu

Đăng ký công bố mỹ phẩm nhập khẩu phải đáp ứng các điều kiện quy định riêng tại Việt Nam như sau:

– Tổ chức phải thanh toán Lệ phí công bố sản phẩm mỹ phẩm đầy đủ theo quy định

– Việc công bố tính năng của sản phẩm mỹ phẩm (mục đích sử dụng của sản phẩm) phải đáp ứng hướng dẫn của ASEAN về công bố tính năng sản phẩm mỹ phẩm

– Tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra lưu thông trên thị trường phải có chức năng kinh doanh mỹ phẩm tại Việt Nam

– Hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm phải đầy đủ theo quy định pháp luật

– Mỹ phẩm không được chứa chất cấm, chất gây nguy hại cho cơ thể

– Tổ chức đứng tên trên giấy đăng ký công bố mỹ phẩm phải được ủy quyền bằng văn bản của tổ chức sản xuất tại nước xuất khẩu

– Tuân thủ đúng quy định về nhập khẩu hàng hóa đặc biệt tại Chi cục hải quan khi nhập khẩu

– Một số điều kiện khác do Luật Bạch Minh tư vấn thêm chi tiết.

Hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu

(i) Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm (02 bản) kèm theo dữ liệu công bố (bản mềm của Phiếu công bố).

(ii) Giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm ủy quyền cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường được phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam.

– Giấy uỷ quyền phải là bản có chứng thực chữ ký và được hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hoá lãnh sự theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

(iii) Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS).

Trường hợp công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu từ các nước không phải là thành viên CPTPP thì phải có CFS đáp ứng các yêu cầu sau:

– CFS do nước xuất khẩu mỹ phẩm vào Việt Nam cấp là bản chính, còn hạn. Trường hợp CFS không nêu thời hạn thì phải là bản được cấp trong vòng 24 tháng kể từ ngày cấp.

– CFS phải được hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hoá lãnh sự theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

– CFS phải có tối thiểu các thông tin theo quy định tại Điều 36 Luật Quản lý Ngoại thương và Khoản 3 Điều 10 Nghị định số 69/2018/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2018 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý ngoại thương.

Trường hợp công bố sản phẩm mỹ phẩm được lưu hành và xuất khẩu từ các nước thành viên CPTPP (Nước thành viên CPTPP là bất kỳ Nhà nước hoặc lãnh thổ hải quan riêng nào mà Hiệp định CPTPP đã được phê chuẩn và có hiệu lực) thì không phải có CFS.”

Hiệp định Đối tác toàn diện và tiến bộ xuyên Thái Bình Dương (CPTPP) được thành lập từ năm 2018 đến nay thành viên trong trong CPTPP là 11 thành viên bao gồm: Australia, Brunei, Canada, Chile, Nhật Bản, Malaysia, Mexico, Peru, New Zealand, Singapore và Việt Nam.

Thủ tục đăng ký công bố mỹ phẩm nhập khẩu

Bước 1. Công ty chuẩn bị hồ sơ đăng ký công bố mỹ phẩm theo quy định pháp luật. Hồ sơ phải được chuẩn bị đầy đủ và kê khai nội dung thông tin mỹ phẩm theo thông tin của mỹ phẩm từ nhà sản xuất tại nước xuất khẩu.

Bước 2. Công ty đăng ký tài khoản của công ty trên Cổng thông tin một cửa quốc gia trên website https://vnsw.gov.vn/

Bước 3. Công ty tiến hành kê khai nội dung thông tin mỹ phẩm và nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu đến Cục Quản lý dược – Bộ Y tế thông qua trên Cổng thông tin một cửa quốc gia.

Bước 4. Nộp lệ phí đăng ký công bố mỹ phẩm nhập khẩu thông qua tài khoản của Cục quản lý dược.

Bước 5. Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ trên Cổng thông tin một cửa quốc gia. Hồ sơ sẽ được theo dõi qua các trạng thái hồ sơ từ tiếp nhận hồ sơ, phân công chuyên viên xử lý hồ sơ, thẩm định hồ sơ, chuyển trình duyệt trưởng phòng xem xét và ký duyệt hồ sơ.

Bước 6. Nhận thông báo sửa đổi bổ sung hồ sơ (nếu trong trường hợp hồ sơ đăng ký công bố mỹ phẩm nhập khẩu của công ty bị sai sót hoặc thiếu hồ sơ cần phải bổ sung).

Bước 7. Nhận kết quả – Giấy đăng ký công bố mỹ phẩm do Cục Quản lý dược – Bộ Y tế cấp. Kết quả thể hiện dưới dạng bản công bố điện tử được ký số bởi Cục Quản lý dược.

Quy định về Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm nhập khẩu

(i) Ngôn ngữ trình bày là tiếng Việt, tiếng Anh hoặc song ngữ tiếng Việt và tiếng Anh

(ii) Giấy uỷ quyền phải có đầy đủ các nội dung sau

– Tên, địa chỉ của nhà sản xuất; trường hợp bên uỷ quyền là chủ sở hữu sản phẩm thì cần nêu rõ tên, địa chỉ của chủ sở hữu sản phẩm và tên, địa chỉ của nhà sản xuất

– Tên, địa chỉ của tổ chức, cá nhân được ủy quyền

– Phạm vi ủy quyền (đứng tên công bố và phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam)

– Nhãn hàng hoặc tên sản phẩm được ủy quyền

– Thời hạn ủy quyền

– Cam kết của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm cung cấp đầy đủ Hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF) cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường tại Việt Nam;

– Tên, chức danh, chữ ký của người đại diện cho bên uỷ quyền

Cách lập Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm và dữ liệu công bố

Cách lập phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm

a) Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm được lập theo mẫu Phụ lục số 01-MP. Phiếu công bố phải được người đại diện theo pháp luật ký, có đóng dấu giáp lai của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường. Cách ghi các nội dung trong Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm theo hướng dẫn tại Phụ lục số 02-MP.

b) Mỗi sản phẩm mỹ phẩm được công bố trong một Phiếu công bố.

Sản phẩm mỹ phẩm được sản xuất hoàn chỉnh tại mỗi công ty sản xuất khác nhau thì công bố riêng. Trường hợp có trên một công ty tham gia các công đoạn sản xuất để sản xuất ra một sản phẩm hoàn chỉnh thì lập chung trong một Phiếu công bố và phải nêu rõ tên và địa chỉ đầy đủ của từng công ty.

 Các sản phẩm cùng một chủ sở hữu sản phẩm thuộc một trong các trường hợp sau đây được phép công bố trong một Phiếu công bố:

– Các sản phẩm được đóng dưới tên chung và được bán dưới dạng một bộ sản phẩm.

– Các sản phẩm cùng tên, cùng dòng sản phẩm có công thức tương tự nhau nhưng có màu sắc hoặc mùi khác nhau. Đối với sản phẩm nhuộm tóc, nước hoa công bố riêng cho từng màu, mùi.

– Các dạng khác sẽ được Cục Quản lý dược – Bộ Y tế quyết định dựa vào quyết định của Hội đồng mỹ phẩm ASEAN.

c) Cách ghi thành phần công thức có trong sản phẩm mỹ phẩm:

– Thành phần có trong công thức sản phẩm phải được ghi đầy đủ theo thứ tự hàm lượng giảm dần. Các thành phần nước hoa, chất tạo hương và các nguyên liệu của chúng có thể viết dưới dạng “hương liệu” (perfume, fragrance, flavour, aroma). Những thành phần với hàm lượng nhỏ hơn 1% có thể liệt kê theo bất kỳ thứ tự nào sau các thành phần có hàm lượng lớn hơn 1%. Các chất màu có thể được ghi theo bất cứ thứ tự nào sau các thành phần khác theo chỉ dẫn màu (CI) hoặc theo tên như trong Phụ lục IV (Annex IV) của Hiệp định mỹ phẩm ASEAN. Những sản phẩm mỹ phẩm dùng để trang điểm, dưới dạng các màu khác nhau có thể liệt kê tất cả các chất màu trong mục “có thể chứa” hoặc “+/-”.

– Nêu đầy đủ tỷ lệ phần trăm của các thành phần có quy định về giới hạn nồng độ, hàm lượng tại các Phụ lục (Annexes) của Hiệp định mỹ phẩm ASEAN. Giữa hàng đơn vị và hàng thập phân được đánh dấu bằng dấu phẩy (“,”).

– Tên thành phần phải được ghi bằng danh pháp quốc tế (International Nomenclature of Cosmetic Ingredients – INCI) quy định trong các ấn phẩm mới nhất: Từ điển thành phần mỹ phẩm quốc tế (International Cosmetic Ingredient Dictionary), Dược điển Anh (British Pharmacopoeia), Dược điển Mỹ (United States Pharmacopoeia), Dữ liệu tóm tắt về hoá học (Chemical Abstract Services), Tiêu chuẩn Nhật Bản về thành phần nguyên liệu mỹ phẩm (Japanese Standard Cosmetic Ingredient), ấn phẩm của Nhật Bản về thành phần nguyên liệu mỹ phẩm (Japanese Cosmetic Ingredients Codex). Tên thực vật và dịch chiết từ thực vật phải được viết bằng tên khoa học bao gồm chi, loài thực vật (tên chi thực vật có thể rút ngắn). Các thành phần có nguồn gốc từ động vật cần nêu chính xác tên khoa học của loài động vật đó.

Những chất sau đây không được coi là thành phần của mỹ phẩm:

– Tạp chất trong nguyên liệu được sử dụng.

– Các nguyên liệu phụ được sử dụng vì mục đích kỹ thuật nhưng không có mặt trong sản phẩm thành phẩm.

– Nguyên liệu được sử dụng với số lượng cần thiết như dung môi hoặc chất mang của các thành phần tạo mùi.

d) Ngôn ngữ trình bày trong Phiếu công bố là tiếng Việt hoặc tiếng Anh. Các nội dung ghi tại mục 3 (Mục đích sử dụng), mục 7 (Thông tin về tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường), mục 8 (Thông tin về người đại diện theo pháp luật của Công ty), mục 9 (Thông tin về Công ty nhập khẩu) trong Phiếu công bố phải ghi bằng tiếng Việt hoặc tiếng Việt và tiếng Anh.

Cách kê khai dữ liệu công bố (bản mềm của Phiếu công bố)

Các tổ chức, cá nhân có thể nộp dữ liệu công bố theo một trong hai cách thức sau:

a) Khai báo trực tiếp: Tổ chức, cá nhân đứng tên công bố sản phẩm mỹ phẩm gửi văn bản về Cục Quản lý dược – Bộ Y tế để được cấp tài khoản truy cập vào cơ sở dữ liệu về quản lý mỹ phẩm, khai báo trực tiếp trên cơ sở dữ liệu. Phiếu công bố nộp cho cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền phải được in ra từ cơ sở dữ liệu đó.

b) Truy cập vào trang thông tin điện tử của Cục Quản lý dược, tải cơ sở dữ liệu của Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm (Phụ lục số 01-MP), điền đầy đủ thông tin theo quy định vào cơ sở dữ liệu, sao lưu vào phương tiện lưu giữ điện tử (USB, CD-ROM, …). Phiếu công bố nộp cho cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền phải được in ra từ cơ sở dữ liệu đó.

Tổ chức, cá nhân đứng tên công bố sản phẩm phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về tính phù hợp các nội dung của Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm (bản có ký tên, đóng dấu) với dữ liệu công bố (bản mềm) đã khai báo hoặc nộp cho cơ quan quản lý.

Hiệu lực Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm

Số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm có giá trị 05 năm kể từ ngày cấp. Hết thời hạn 05 năm, tổ chức, cá nhân muốn tiếp tục đưa sản phẩm mỹ phẩm ra lưu thông trên thị trường thì phải công bố lại trước khi số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm hết hạn và phải nộp lệ phí theo quy định.

Những khó khăn khi công bố mỹ phẩm nhập khẩu

– Về việc nộp hồ sơ trực tuyến, nhiều công ty mới hoặc lâu đời hoạt động từ xưa nên chưa tiến hành thủ tục nộp hồ sơ trực tuyến hay tạo tài khoản cũng như kê khai nộp hồ sơ trực tuyến bao giờ nên khi tiến hành sẽ hơi khó khăn và mất thời gian để nộp hồ sơ.

– Mỹ phẩm nhập khẩu nên yêu cầu phải dịch công chứng mẫu nhãn, cũng như liên quan đến giấy ủy quyền của nhà sản xuất mỹ phẩm nước ngoài khi dùng tại Việt Nam phải dịch thuật công chứng và xin dấu hợp pháp hóa lãnh sự thì mới được dùng tại Việt Nam được, đây cũng là một trong những khó khăn khi công ty chuẩn bị tài liệu đăng ký công bố mỹ phẩm nhập khẩu. Công ty phải mấy thêm 1 thời gian để tìm hiểu thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài và thủ tục tiến hành tại Cục lãnh sự/Cơ quan có thẩm quyền của các nước đặt tại Việt Nam.

– Được miễn cung cấp tài liệu Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) chủ áp dụng các nước là thành viên của  Hiệp định Đối tác toàn diện và tiến bộ xuyên Thái Bình Dương (CPTPP), vì vậy công ty lưu ý nếu sản phẩm nhập khẩu tại các nước không phải là thành viên của  CPTPP thì phải kèm theo Giấy chứng nhận lưu hành tự do.

Những sai sót khi công bố mỹ phẩm nhập khẩu

– Giấy chứng nhận lưu hành tự do bị quá hạn hoặc quá thời gian hiệu lực, rất nhiều Giấy chứng nhận lưu hành tự do không ghi nội dung về thời hạn hiệu lực nên công ty nghĩ là sẽ được dùng lâu dài vì vậy rất nhiều hồ sơ đăng công bố mỹ phẩm nhập khẩu bị trả về do thời hạn giấy chứng nhận không đúng theo quy định. Theo quy định đối với bản giấy chứng nhận lưu hành tự do không có ghi thông tin về thời hạn thì giấy chứng nhận lưu hành tự do đó chỉ được sử dụng tại Việt Nam trong vòng 2 năm kể từ ngày cấp giấy chứng nhận lưu hành tự do. Công ty đứng tên công bố phải rất lưu ý về việc này tránh việc phải sửa và chuẩn bị lại hồ sơ rất mất thời gian.

– Mục đích sử dụng/công dụng sản phẩm hay bị công ty kê khai không đúng. Mục đích sử dụng của mỹ phẩm phụ thuộc và công dụng của thành phần chính tạo nên sản phẩm mỹ phẩm đó. Nên khi kê khai thông tin công dụng/mục đích sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu công ty cần kiểm tra đúng để tránh bị trả lại hồ sơ.

– Thứ tự thành phần của sản phẩm mỹ phẩm hay bị ghi không đúng quy định, theo quy định trình tự ghi từ Thành phần có trong công thức sản phẩm phải được ghi đầy đủ theo thứ tự hàm lượng giảm dần.

Mẫu công bố mỹ phẩm nhập khẩu

Luật Bạch Minh cung cấp mẫu giấy đăng ký công bố mỹ phẩm nhập khẩu qua bài viết này để mọi người tham khảo:

Thủ tục nhập khẩu mỹ phẩm tại Chi cục Hải quan

– Thủ tục nhập khẩu tại Chi cục hải quan là bước tiếp theo sau khi tiến hành thủ tục Công bố mỹ phẩm khập khẩu tại Cục quản lý dược.

– Về thủ tục nhập khẩu tại Hải quan sẽ bắt đầu từ việc công ty vận chuyển đơn hàng sản phẩm mỹ phẩm về tới Cảng. Để hàng hóa được nhập Cảng công ty cần phải tiến hành thủ tục khai báo cơ quan Hải quan về sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu của công ty. Bộ giấy tờ cần chuẩn bị bao gồm:

+ Tờ khai hàng hóa nhập khẩu

+  Hợp đồng kinh tế liên quan đến việc mua sản phẩm mỹ phẩm, Invoice và Packing list

+ Vận tải đơn là giấy tờ ký kết giữa công ty và bên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa.

+ Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu còn liệu lực theo quy định pháp luật phiếu công bố mỹ phẩm nhập khẩu có hiệu lực trong vòng 5 năm kể từ ngày cấp.

+ Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa: 01 bản chính hoặc C/O điện tử trong trường hợp muốn hưởng thuế ưu đãi nhập khẩu đặc biệt

Khi tiến hành thủ tục nhập khẩu tại Hải quan, công ty cần phải kê khai đúng thông tin hàng hóa mỹ phẩm để cơ quan chức năng sẽ kiểm tra và đối chiếu với bản Công bố mỹ phẩm có khớp nhau hay không.

+ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

+ Một số giấy tờ khác kèm theo theo quy định tại Chi cục hải quan

Văn bản pháp luật quy định về công bố mỹ phẩm nhập khẩu

– Nghị định 155/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định Sửa đổi, bổ sung một số quy định liên quan đến điều kiện đầu tư kinh doanh thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Y tế

– Thông tư 277/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính về quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí trong lĩnh vực dược, mỹ phẩm

– Thông tư 06/2011/TT-BYT của Bộ Y tế quy định về quản lý mỹ phẩm

– Thông tư 32/2019/TT-BYT của Bộ Y tế quy định sửa đổi, bổ sung khoản 4 điều 4 và phụ lục số 01-MP thông tư số 06/2011/TT-BYT ngày 25 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định về Quản lý Mỹ phẩm

– Nghị định số 75/2017/NĐ-CP của Chính Phú ngày 20 tháng 6 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế

– Thông tư số 39/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 25 tháng 03 năm 2015 quy định về trị giá hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

– Thông tư số 39/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 20 tháng 04 năm 2018 về sửa đổi, bổ sung một số điều tại thông tư số 38/2015/TT-BTC ngày 25 tháng 03 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về thủ tục Hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan, thuế xuất khẩu, nhập khẩu

Dịch vụ công bố mỹ phẩm nhập khẩu

Nếu bạn cần tư vấn về thủ tục đăng công bố mỹ phẩm nhập khẩu và nhận cung cấp dịch vụ đại diện công ty tiến hành thủ tục công bố mỹ phẩm tại Cơ quan chức năng, liên hệ ngay đến với văn phòng chúng tôi. Dịch vụ tư vấn và hỗ trợ kèm theo dịch vụ của văn phòng rất đầy đủ và chi tiết cụ thể như sau:

– Tiếp nhận thông tin và kiểm tra nội dung thông tin

– Tư vấn khách hàng các quy định liên quan đến nhập khẩu, công bố mỹ phẩm và các quy định quan trọng khi kinh doanh mỹ phẩm tại Việt Nam.

– Soạn hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu

– Đại diện khách hàng tiến hành thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu tại Cục quản lý dược – Bộ Y tế.

– Đại diện công ty nộp lệ phí đăng công bố mỹ phẩm nhập khẩu

– Nhận kết quả và bàn giao lại công ty

– Tư vấn quy định về điều kiện mua bán mỹ phẩm, sản xuất mỹ phẩm

– Tư vấn và đưa ra phương án quảng cáo, maketing sản phẩm mỹ phẩm đúng quy định pháp luật.

– Tư vấn quy định về xin xác nhận nội dung quảng cáo sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu trước khi tiến hành quảng cáo mỹ phẩm trên các trang mạng xã hội, báo nói, báo hình, trang thông tin điện tử, quảng cáo trên xe bus hay trên các phương tiện khác theo quy định pháp luật.