Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Thương nhân hay còn gọi là công ty nước ngoài có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam. Trước khi công ty tiến hành thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam phải xem xét công ty có đủ điều kiện theo quy định pháp luật tại Việt Nam. Để hiểu rõ hơn Luật Bạch Minh hướng dẫn công ty điều kiện, hồ sơ cũng như thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.

1. Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

– Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

– Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

– Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

– Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

– Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

2. Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

– Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

– Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

– Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

– Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

– Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

– Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

+ Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

+ Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.

Lưu ý:

– Tài liệu gồm Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện; Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất, phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

– Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

3. Thời hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

– Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.

– Thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện được cấp lại bằng thời hạn của Giấy phép đã được cấp trước đó.

– Thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện được gia hạn thực hiện như quy định

4. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Bước 1: Chuẩn bị thông tin liên quan đến thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thông tin cần chuẩn bị trước như: Tên văn phòng đại diện, địa chỉ văn phòng đại diện, thông tin người đứng đầu văn phòng (trưởng văn phòng đại diện)….

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Bước 3: Tiến hành thủ tục nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Công ty tiến hành nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam tại Sở Công thương tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở của văn phòng đại diện.

Có ba hình thức nộp hồ sơ đến Sở Công thương gồm:

– Công ty nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa của Sở Công thương

– Công ty gửi hồ sơ qua đường bưu điện

– Công ty đăng ký tài khoản và nộp trực tuyến trên Hệ thống của Sở Công thương

Bước 4: Sở Công thương tiến hành nhận và xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

– Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

– Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Lưu ý: Trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Sở Công thương gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Bước 5:  Nộp lệ phí cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động Văn phòng đại diện

Một số trường hợp không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

Cơ quan cấp Giấy phép không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài trong những trường hợp sau:

– Không đáp ứng một trong những điều kiện quy định

– Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam.

– Việc thành lập Văn phòng đại diện bị hạn chế theo quy định của pháp luật vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng.

Bước 6: Nhận giấy chứng nhận đăng ký hoạt động Văn phòng đại diện

Bước 7. Đăng ký mẫu dấu và khắc dấu của Văn phòng đại diện

– Dấu của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam do Cơ quan công an cấp. Công ty phải nộp hồ sơ đăng ký mẫu dấu và khắc dấu tại Cơ quan công an

Hồ sơ đăng ký mẫu dấu gồm:

– Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

– Bản sao công chứng giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện

– Phí, lệ phí cấp dấu văn phòng đại diện

Bước 8. In biển hiệu Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

– Biển hiệu Văn phòng đại diện công ty nước ngoài là thứ bắt buộc quan trọng.

– Biển hiệu Văn phòng đại diện rất phong phú về chất liệu có thể làm từ chất liệu đồng, nhựa, nhựa mika, in phun trực tiếp……….. Nơi đặt biển hiệu Văn phòng đại diện là ngay mặt trước của Văn phòng đại diện.

– Thông tin trên biển hiệu Văn phòng đại diện gồm tối thiểu các thông tin sau: Mã số kinh doanh và tên Văn phòng đại diện. Trong trường hợp Văn phòng đại diện có Logo thì có thể khắc logo và địa chỉ Văn phòng đại diện lên trên biển hiệu.

5. Công bố thông tin về Văn phòng đại diện

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Sở Công thương có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình các nội dung sau:

– Tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng đại diện

– Tên, địa chỉ trụ sở của thương nhân nước ngoài;

– Người đứng đầu Văn phòng đại diện;

– Số, ngày cấp, thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép;

– Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện;

– Ngày cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

6. Quy định về quyền của văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

– Hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

– Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện.

– Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.

– Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.

– Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.

7. Quy định nghĩa vụ của văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

– Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.

– Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà Luật này cho phép.

– Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc các trường hợp quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 17 của Luật này.

– Nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.

– Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.

8. Văn bản pháp luật quy định về thành lập d văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

– Luật Thương mại năm 2005;

– Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;

– Thông tư số 11/2016/TT-BCThướng dẫn Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

9. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Khi sử dụng dịch vụ của Luật Bạch Minh khách hàng được :

– Tư vấn quy định pháp luật về điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

– Tư vấn quy định về thủ tục thành lập văn phòng đại diện

– Tư vấn quy định về thuế sau khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

– Hỗ trợ toàn bộ thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Sở Công thương

– Giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

– Thời gian xử lý hồ sơ nhanh

– Quý khách không phải đi lại ký hồ sơ hay bổ sung hồ sơ, Luật Bạch Minh sẽ trực tiếp nhận hồ sơ và giao kết quả cho khách hàng

Giấy tờ và thông tin khách hàng cần cung cấp khi cần tư vấn về việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

– Thông tin cần chuẩn bị trước như: Tên văn phòng đại diện, địa chỉ văn phòng đại diện, thông tin người đứng đầu văn phòng (trưởng văn phòng đại diện)….

– Giấy đăng ký kinh doanh của công ty tại nước ngoài

– Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

– Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

– Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện.

Mọi thông tin tư vấn và giải đáp về thủ tục đầu tư xin Quý Khách liên hệ:

PHÒNG TƯ VẤN ĐẦU TƯ – VĂN PHÒNG LUẬT SƯ BẠCH MINH

Trụ sở chính: Số 26, Ngõ 1/2 Vũ Trọng Khánh – KĐT Mộ Lao, Quận Hà Đông, TP Hà Nội

VPĐD tại TP Hồ Chí Minh: 30/99/21, Lâm Văn Bền, Quận 7, TP Hồ Chí Minh

Điện thoại/Zalo: 0904 152 023 – 0865.28.58.28

Hoặc Quý khách gửi yêu cầu tư vấn qua Email: luatbachminh@gmail.com