Thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là văn phòng thuộc công ty có chức năng làm nơi giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của công ty đến đối tác và khách hàng của công ty tại các tỉnh thành trên đất nước. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện như nào? quy định và điều kiện thành lập như thế nào?. Qua đây Luật Bạch Minh sẽ giải đáp những thắc mắc liên quan đến văn phòng đại diện của công ty.

1. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

1.1. Điều kiện về địa chỉ của văn phòng đại diện công ty

– Địa chỉ mở văn phòng đại diện không được thành lập tại Nhà chung cư hoặc Nhà tập thể.

– Địa chỉ của văn phòng đại diện là địa chỉ liên lạc của địa điểm được xác định theo địa giới đơn vị hành chính phải có ít nhất 4 trường thông tin (số nhà/thôn/Tổ; xã/phường/Thị Trấn/ Quận/huyện; Tỉnh/Thành phố).

1.2. Điều kiện về người đứng đầu văn phòng đại diện công ty

Mọi cá nhân có quyền giữ chức vụ người đứng đầu văn phòng đại diện, trừ các trường hợp sau:

– Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; người bị mất năng lực hành vi dân sự; người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi; tổ chức không có tư cách pháp nhân.

– Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc hoặc đang bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định; các trường hợp khác theo quy định của Luật Phá sản, Luật Phòng, chống tham nhũng.

1.3. Điều kiện đối với đặt tên văn phòng đại diện

– Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

– Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “văn phòng đại diện”

– Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện.

– Không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên của địa điểm kinh doanh, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức

1.4. Điều kiện ngành nghề kinh doanh của văn phòng đại diện công ty

– Văn phòng đại diện chỉ được hoạt động giới thiệu sản phẩm, trừng bày sản phầm và tiếp thị sản phẩm đến đối tác và khách hàng

– Văn phòng đại diện không có chức năng hoạt động kinh doanh mua bán sản phẩm/dịch vụ của công ty.

1.5. Điều kiện đối với hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

– Công ty nộp đầy đủ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại cơ quan đăng ký kinh doanh

– Hồ sơ không được mạo danh chữ ký và con dấu công ty

– Người có thẩm quyền ký đầy đủ vào hồ sơ thành lập văn phòng đại diện, trường hợp người được ủy quyền ký thay thì phải có kèm theo Văn bản ủy quyền cua người đại diện theo pháp luật với nội dung phù hợp.

1.6. Điều kiện về  lệ phí cấp giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện

– Công ty nộp đầy đủ lệ phí cấp chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện tại Phòng đăng ký kinh doanh.

– Lệ phí cấp chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện theo quy định nhà nước là : 100.000 VNĐ (Một trăm ngàn đồng).

2. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

2.1. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty TNHH 2 thành viên trở lên

– Thông báo thành lập văn phòng đại diện của công ty TNHH 2 thành viên trở lên

– Biên bản  họp của Hội đồng thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện

– Quyết định của Hội đồng thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện

-Quyết định bổ nhiệm Người đứng đầu văn phòng đại diện

– Bản sao công chứng giấy tờ pháp lý của người đứng đầu văn phòng đại diện

– Văn bản uỷ quyền đối với trường hợp người tiến hành thủ tục thành lập văn phòng đại diện không phải người đại diện theo pháp luật của công ty.

– Bản sao công chứng giấy tờ pháp lý của người tiến hành thủ tục thành lập văn phòng đại diện

2.2. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần

– Thông báo thành lập văn phòng đại diện của công ty cổ phần

– Biên bản  họp của Hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện

– Quyết định của Hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện

– Quyết định bổ nhiệm Người đứng đầu văn phòng đại diện

– Bản sao công chứng giấy tờ pháp lý của người đứng đầu văn phòng đại diện

– Văn bản uỷ quyền đối với trường hợp người tiến hành thủ tục thành lập văn phòng đại diện không phải người đại diện theo pháp luật của công ty.

– Bản sao công chứng giấy tờ pháp lý của người tiến hành thủ tục thành lập văn phòng đại diện.

2.3. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty TNHH 1 thành viên

– Thông báo thành lập văn phòng đại diện của công ty TNHH 1 thành viên

– Quyết định của Chủ sở hữu về việc thành lập văn phòng đại diện

– Quyết định bổ nhiệm Người đứng đầu văn phòng đại diện

– Bản sao công chứng giấy tờ pháp lý của người đứng đầu văn phòng đại diện

– Văn bản uỷ quyền đối với trường hợp người tiến hành thủ tục thành lập văn phòng đại diện không phải người đại diện theo pháp luật của công ty.

– Bản sao công chứng giấy tờ pháp lý của người tiến hành thủ tục thành lập văn phòng đại diện

3. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Bước 1.  Công ty chuẩn bị thông tin về văn phòng đại diện

Công ty tiến hành lựa chọn các thông tin về văn phòng đại diện công ty như sau:

– Tên văn phòng đại diện dự kiến thành lập

– Địa chỉ văn phòng đại diện; Địa chỉ Email, Website và Fax của văn phòng đại diện

– Số điện thoại địa chỉ văn phòng đại diện

– Ngành, nghề đăng ký kinh doanh của văn phòng đại diện

– Thông tin về Giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện

– Số lượng lao động dự kiến tại văn phòng đại diện

– Hình thức hạch toán của văn phòng đại diện

– Địa chỉ nhận thông báo thuế của văn phòng đại diện

Bước 2. Công ty họp biểu quyết về việc thành lập văn phòng đại diện và Bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện

– Đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty tiến hành họp Hội đồng thành viên biểu quyết về việc thành lập văn phòng đại diện của công ty và Bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.

– Đối với Công ty cổ phần, công ty tiến hành họp Hội đồng quản trị biểu quyết về việc thành lập văn phòng đại diện của công ty và Bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.

Bước 3. Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện 

Bước 4. Doanh nghiệp nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty

– Công ty tiến hành nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh để xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty tại Phòng đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương nơi đặt trụ sở chính của văn phòng đại diện. và Nhận giấy hẹn xử lý hồ sơ tại Bộ phận 1 cửa Phòng đăng ký kinh doanh. Hoặc:

– Công ty tạo tài khoản trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là: dangkykinhdoanh.gov.vn và kê khai nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện trực tuyến

– Sau khi trao Giấy biên nhận về việc nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh nhập đầy đủ, chính xác thông tin trong hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và tải các văn bản đã được số hóa trong hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 5. Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện công ty

Sau khi nhận được thông báo chấp thuận hồ sơ của Phòng đăng ký kinh doanh, công ty tiến hành liên hệ phòng đăng ký kinh doanh để nộp lệ phí cấp Giấy chứng nhận và nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Bước 6. Công ty nộp lệ phí cấp Giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện.

Bước 7. Khắc dấu văn phòng đại diện

– Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện công ty, công ty tiến hành thủ tục khắc con dấu văn phòng đại diện tại tổ chức đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ khắc dấu công ty.

– Nội dung mẫu dấu của văn phòng đại diện bao gồm : Tên văn phòng đại diện; Mã số thuế của văn phòng đại diện; Tên tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương nơi đặt văn phòng đại diện.

Bước 8. Thủ tục thuế đối với văn phòng đại diện mới thành lập

– Kê khai và nộp thuế môn bài đối với văn phòng đại diện. Hiện nay mức thuế môn bài áp dụng cho văn phòng đại diện là: 1.000.000 đồng/năm.Đối với văn phòng đại diện được thành lập từ công ty mới thành lập năm đầu tiên thì được miễn lệ phí môn bài và hạn tờ khai nộp thuế môn bài đến 31/01 năm sau

Bước 9. In biển hiệu văn phòng đại diện công ty

– Liên hệ với tổ chức làm biển hiệu văn phòng đại diện và treo biển hiệu văn phòng đại diện tại địa chỉ hoạt động của văn phòng đại diện theo trên Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

– Nội dung biển hiệu của văn phòng đại diện công ty cần có tối thiểu các nội dung sau: Tên văn phòng đại diện; địa chỉ văn phòng đại diện.

4. Quy định chung về văn phòng đại diện 

– Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

– Văn phòng đại diện chỉ thực hiện chức năng trưng bày, giới thiệu sản phẩm của công ty

– Văn phòng đại diện không có hóa đơn

– Văn phòng đại diện chỉ nộp tờ khai thuế môn bài và không phải nộp tờ khai thuế GTGT cũng như các loại tờ khai thuế khác.

– Văn phòng đại diện có thể đặt tại tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương nơi không có trụ sở chính công ty hoặc trên quốc gia khác.

5. Văn phòng đại diện và Địa điểm kinh doanh khác nhau như thế nào?

a) Về Nhiệm vụ, chức năng.

– Địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành diễn ra hoạt động kinh doanh của công ty

– Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Như vậy, Văn phòng Đại diện không phải là nơi diễn ra hoạt động kinh doanh trực tiếp

Ví dụ: Một Công ty có nhiều Cửa hàng, nhiều Nhà hàng, thì ngoài địa chỉ trụ sở chính các Cửa hàng /Nhà hàng còn lại phải Đăng ký dưới hình thức Chi nhánh hoặc Địa điểm kinh doanh mà không thể đăng ký dưới hình thức Văn phòng Đại diện được.

b) Về Con dấu

– Địa điểm kinh doanh không có con dấu

– Văn phòng đại diện có con dấu

c) Hình thức mã số thuế và giấy đăng ký kinh doanh

Văn phòng đại diện có mã số : mã số thuế công ty + 001, 002 ….

Địa điểm kinh doanh có mã số: 00001, 00002 …..

6. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Văn phòng Luật sư Bạch Minh

6.1. Thông tin công ty cần cung cấp để tiến hành thủ tục thành lập văn phòng đại diện

– Tên văn phòng đại diện dự kiến thành lập

– Địa chỉ văn phòng đại diện; Địa chỉ Email, Website và Fax của văn phòng đại diện

– Số điện thoại địa chỉ văn phòng đại diện

– Ngành, nghề đăng ký kinh doanh của văn phòng đại diện

– Thông tin về Giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện

– Số lượng lao động dự kiến tại văn phòng đại diện

– Hình thức hạch toán của văn phòng đại diện

– Địa chỉ nhận thông báo thuế của văn phòng đại diện

6.2. Tư vấn thành lập văn phòng đại diện

– Tư vấn quy định pháp luật về văn phòng đại diện

– Tư vấn thủ tục thành lập văn phòng đại diện

– Cung cấp mẫu biểu và các hồ sơ mẫu có liên quan đến văn phòng đại diện của công ty

– Soạn hồ sơ thành lập văn phòng đại diện và bộ hồ sơ nội bộ liên quan đến văn phòng đại diện lưu quản lý tại văn phòng đại diện

6.3. Kết quả nhận được khi sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện.

– Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

– Bộ hồ sơ lưu về việc thành lập văn phòng đại diện

– Tư vấn thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện

– Tư vấn đăng ký bảo hộ thương hiệu độc quyền cho văn phòng đại diện/doanh nghiệp

– Con dấu Văn phòng đại diện của công ty.

PHÒNG TƯ VẤN DOANH NGHIỆP – VPLS BẠCH MINH

Địa chỉ : Số 101/A2/72 Đường Nguyễn Chí Thanh – Đống Đa -TP Hà Nội

Điện thoại: 0243.7756814 – 0934565078/0904.152.023

VPGD: 30/99/21- Lâm Văn Bền – Quận 7- TP Hồ Chí Minh

Điện thoại: 0865.28.58.28