Cập nhật giấy phép kinh doanh khi thay đổi địa giới hành chính

Từ ngày 01/7/2025 đơn vị hành chính cấp huyện chính thức dừng hoạt động và sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp, xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp là cấp tỉnh và cấp xã. Sau khi thay đổi địa giới hành chính bỏ cấp huyện thì sẽ dẫn đến việc các thông tin nội dung đăng ký kinh doanh trên giấy tờ của doanh nghiệp không khớp với thông tin thực tế và có thể ảnh hưởng đến việc hoạt động của công ty.

Qua đây, chúng tôi sẽ tư vấn những vấn đề doanh nghiệp cần chuẩn bị sau khi thay đổi địa giới hành chính cụ thể là bỏ đơn vị hành chính cấp huyện và sáp nhập, thay đổi tên phường.

1. Thay đổi địa giới hành chính ảnh hưởng đến giấy phép kinh doanh như nào ?

– Thông tin địa chỉ trụ sở chính, địa chỉ thường trú và địa chỉ liên hệ của người đại diện theo pháp luật của công ty, thành viên công ty và chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn sẽ không đúng với thông tin thực tế sau khi bỏ đơn vị hành chính cấp huyện.

– Gặp một số khó khăn liên quan đến thủ tục giao dịch tại ngân hàng khi địa chỉ trụ sở trên giấy phép kinh doanh khác với địa chỉ trên hệ thống của ngân hàng hiện tại.

– Không thống nhất thông tin địa chỉ trên hóa đơn với địa chỉ chính công ty trên giấy phép kinh doanh

– Khắc lại dấu của công ty đối với những công ty có thông tin về quận/huyện trên mẫu con dấu và sau khi khắc lại dấu phải tiến hành thủ tục thông báo thay đổi mẫu dấu đến ngân hàng quản lý số tài khoản của công ty để phục vụ cho doanh nghiệp trong quá trình giao dịch thuận tiện.

2. Có cần thiết phải cập nhật giấy phép kinh doanh ngay lập tức?

Theo các hướng dẫn hiện hành, việc sắp xếp, sáp nhập đơn vị hành chính không bắt buộc các doanh nghiệp và hộ kinh doanh phải thực hiện điều chỉnh, chuyển đổi, chỉnh lý biến động trên các loại giấy tờ, bao gồm cả giấy phép kinh doanh, nếu như giấy tờ đó vẫn còn thời hạn. Các giấy tờ này vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, việc cập nhật thông tin trên giấy phép kinh doanh có thể cần thiết, ví dụ như khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi các thông tin khác ngoài địa chỉ hành chính.

Vậy, khi nào cần cập nhật thông tin trên giấy phép kinh doanh?

Doanh nghiệp và hộ kinh doanh có thể cần cập nhật thông tin trên giấy phép kinh doanh trong các trường hợp sau:

• Thay đổi tên doanh nghiệp/hộ kinh doanh.
• Thay đổi người đại diện pháp luật.
• Thay đổi ngành nghề kinh doanh.
• Thay đổi địa chỉ trụ sở chính
• Thay đổi vốn điều lệ (đối với doanh nghiệp).
• Khi có nhu cầu chủ động cập nhật địa chỉ theo đơn vị hành chính mới….

3. Lưu ý quan trọng khi thay đổi giấy phép kinh doanh thay đổi địa giới hành chính

– Thời hạn thực hiện:

Theo nội dung của Công văn 4370/BTC-DNTN năm 2025 hướng dẫn công tác đăng ký kinh doanh trường hợp có thay đổi địa giới hành chính như sau:

“Cơ quan đăng ký kinh doanh không được yêu cầu doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác đăng ký thay đổi thông tin về địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác cập nhật thông tin về địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã, Giấy chứng nhận đăng ký tổ hợp tác, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh khi có nhu cầu hoặc thực hiện đồng thời khi đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung khác trong đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác”.

Thực tế, doanh nghiệp nên sớm tiến hành thực hiện thủ tục cập nhật trong thời gian sớm nhất có thể để ổn định hoạt động kinh doanh của công ty.

– Tính chính xác của thông tin trong hồ sơ cập nhật thông tin: Đảm bảo thông tin địa chỉ mới của công ty khi kê khai trong hồ sơ cập nhật thông tin giấy phép kinh doanh chính xác và đầy đủ.

Nhiều công ty khi tiến hành thủ tục cập nhật địa chỉ sẽ phát sinh thêm các thủ tục như sau: cập nhật thông tin thành viên công ty, cập nhật bổ sung ngành nghề kinh doanh của công ty bị thay đổi theo hệ thống ngành nghề kinh tế mới, cập nhật thông tin về số điện thoai và email của công ty ……..

– Lệ phí cập nhật thông tin do thay đổi địa giới hành chính: Theo quy định về cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, công ty không phải nộp phí, lệ phí nhà nước liên quan đến việc cập nhật thông tin do thay đổi địa giới hành chính.

Trích khoản 3 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP

Điều 63. Cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

3. Doanh nghiệp không phải trả phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp trong trường hợp cập nhật, bổ sung thông tin về số điện thoại, số fax, thư điện tử, website, địa chỉ của doanh nghiệp do thay đổi về địa giới hành chính và các trường hợp quy định tại điểm b khoản 2 Điều này.

Lưu ý: Trường hợp công ty tiến hành đồng thời thủ tục cập nhật thông tin do thay đổi địa giới hành chính và các thay đổi khác trong nội dung đăng ký kinh doanh thì công ty vẫn phải nộp phí, lệ phí thay đổi đăng ký kinh doanh và phí công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về doanh nghiệp.

– Ảnh hưởng đến các giấy phép con: Khi bỏ đơn vị hành chính cấp huyện thì sẽ thay đổi thông tin về địa chỉ các giấy phép con của công ty đã được cấp trước đó.

4. Các bước cập nhật giấy phép kinh doanh khi thay đổi địa giới hành chính

Bước 1. Công ty chuẩn bị hồ sơ cập nhật giấy phép kinh doanh theo quy định.

Hồ sơ gồm:

– Thông báo cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp

– Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của người nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Ngoài ra, khi tiến hành thủ tục cập nhật địa chỉ công ty do bỏ cấp huyện sẽ phát sinh thêm một số cập nhật về giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật và một số thông tin khác. Vì vậy, sẽ phát sinh thêm một số hồ sơ như:

– Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh

– Bản sao giấy tờ pháp lý mới của người đại diện theo pháp luật, thành viên công ty hoặc chủ sở hữu công ty tùy thuộc vào từng loại hình của công ty.

Bước 2. Nộp phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp

Hiện nay có một số loại phí, lệ phí bao gồm: Lệ phí đăng công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; Phí thẩm định và cấp Giấy phép kinh doanh.

Đối với thủ tục nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, công ty được miễn lệ phí cấp giấy phép đăng ký kinh doanh

Lệ phí công bố thông tin được miễn phí trong trường hợp công ty chỉ tiến hành thủ tục cập nhật thông tin về địa chỉ do thay đôi địa giới hành chính, nhưng trường hợp công ty tiến hành đồng thời các thay đổi khác thì bắt buộc phải nộp lệ phí đăng công bố thông tin.

Bước 3. Nộp hồ sơ cập nhật thông tin giấy phép kinh doanh

Cơ quan tiếp nhận và xử lý hồ sơ cập nhật giấy phép kinh doanh khi thay đổi địa giới hành chính của công ty là Sở tài chính tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương.

Lưu ý: Sau khi thay đổi địa giới hành chính có nhiều tỉnh sáp nhập nên công ty tìm hiểu trước thông tin sáp nhập tỉnh để nộp hồ sơ đến đúng địa chỉ của cơ quan xem xét xử lý hồ sơ.

Bước 4. Nhận giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Bước 5. Thông báo thay đổi thông tin giấy phép kinh doanh

Công ty tiến hành thủ tục thay đổi thông tin giấy phép tại các đơn vị như: Cơ quan thuế, ngân hàng nơi công ty mở tài khoản ngân hàng, đối tác khách hàng…….

5. Thủ tục sau cập nhật thông tin đăng ký kinh doanh

– Cập nhật thông tin địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử của công ty trên phần mềm hóa đơn điện tử

– Cập nhật thông tin công ty trên hệ thống chữ ký số của công ty

– Thông báo đến ngân hàng thay đổi địa chỉ của công ty cũng như địa chỉ của chủ tài khoản là người đại diện theo pháp luật của công ty

– Thay đổi, cập nhật thông tin mới trên các giấy phép con của công ty như: Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu, Giấy đăng ký công bố sản phẩm thực phẩm bảo vệ sức khỏe/mỹ phẩm, Giấy phép kinh doanh dịch vụ phòng cháy chữa cháy…………….

– Cập nhật thông tin địa chỉ của các đơn vị trực thuộc của công ty như: văn phòng đại diện, chi nhánh, địa điểm kinh doanh của công ty.

……………..

6. Mẫu thông báo cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp

Phụ lục II-5

(Ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT ngày 16 tháng 03 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư)

THÔNG BÁO

Về việc bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố …………

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): ……………………………………………

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: …………………………………………….

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp/mã số thuế):……………………Ngày cấp …../.…/……..Nơi cấp: ………………………

Bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp như sau: ……………………………….

…………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………..

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác và trung thực của nội dung Thông báo này.

Người ký tại Thông báo này cam kết là người có quyền và nghĩa vụ thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

7. Tư vấn giải đáp thắc mắc về doanh nghiệp

– Địa chỉ công ty thay đổi do sáp nhập xã, công ty có phải tiến hành thay đổi giấy phép kinh doanh

Luật sư tư vấn: Khi sáp nhập xã/phường thì sẽ dẫn đến việc thay đổi địa chỉ của công ty, quy định không bắt buộc doanh nghiệp phải tiến hành cập nhật thông tin địa chỉ của công ty tại nơi bị sáp nhập xã/phường.

Nhưng để đảm bảo tính thống nhất địa chỉ thực tế và địa chỉ trên giấy phép kinh doanh của công ty, các cơ quan khuyến khích công ty chủ động cập nhật thông tin. Và để thuận tiện cho các hoạt động kinh doanh giao dịch tại cơ quan khác và ngân hàng.

– Có được cập nhật địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính cùng với thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh của công ty hay không?

Luật sư tư vấn: Công ty được tiến hành đồng thời thủ tục cập nhật thông tin địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính cùng với các thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh khác. Nhưng công ty phải nộp đầy đủ tiền phí, lệ phí đăng ký kinh doanh liên quan đến việc thay đổi đăng ký kinh doanh.