Tư vấn thành lập Văn phòng đại diện Công ty nước ngoài tại Việt Nam

Tư vấn thành lập Văn phòng đại diện Công ty nước ngoài tại Việt Nam

Để tìm hiểu thị trường và thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trước khi quyết định đầu tư vốn các Công ty nước ngoài đã và đang thành lập các Văn phòng đại diện của mình tại Việt Nam. Vậy doanh nghiệp nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện gì, các hồ sơ cần chuẩn bị và thủ tục cấp giấy phép thành lập như thế nào. Luật Bạch Minh sẽ hướng dẫn chi tiết sau đây:

1. Vị trí và vai trò của Văn phòng đại diện của Công ty nước ngoài tại Việt Nam:

Văn phòng đại diện của Thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của Thương nhân nước ngoài, được thành lập tại Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

Hoạt động xúc tiến thương mại bao gồm: Khuyến Mại, Quảng cáo thương mại; Trưng bày giới thiệu hàng hóa dịch vụ; Hội trợ và triển lãm thương mại.

1.1 Văn phòng đại diện Công ty nước ngoài có các quyền sau:

– Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện.

– Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.

– Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.

– Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.

1.2 Văn phòng đại diện Công ty nước ngoài có các nghĩa vụ sau:

– Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.

– Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại như Khuyến Mại, Quảng cáo thương mại; trưng bày giới thiệu hàng hóa dịch vụ; Hội trợ và triển lãm thương mại.

– Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài trừ các trường hợp:

+ Trưởng Văn phòng đại diện ký hợp đồng theo sự ủy quyền của Đại diện thương nhân nước ngoài. Trong trường hợp này Thương nhân nước ngoài phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.

+ Ký Hợp đồng thuê trụ sở, thuê hoặc mua phương tiện và vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện

+ Ký hợp đồng lao động với người Việt Nam, người nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện;

+ Ký các hồ sơ giấy tờ mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam

– Nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.

– Thực hiện chế độ Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện theo định kỳ hàng năm trước ngày 30/01 và báo cáo theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước (nếu có yêu cầu)

2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng đại diện Công ty nước ngoài tại Việt nam:

– Thương nhân nước ngoài Quyết định bộ máy tổ chức của Văn phòng đại diện, nhưng phải có người đứng đầu Văn phòng đại diện.

– Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và của Văn phòng đại diện trong phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.

– Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình trong trường hợp thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.

– Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Việc ủy quyền này phải được sự đồng ý của Thương nhân  nước ngoài. Người đứng đầu Văn phòng đại diện, vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

– Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

+ Là người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;

+ Là người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;

+ Là người đại diện theo pháp luật của Thương nhân nước ngoài đó hoặc Thương nhân nước ngoài khác;

+ Là người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

3. Về Quyền thành lập văn phòng đại diện của Công ty nước ngoài tại Việt nam:

Thương nhân nước ngoài được thành lập Văn phòng đại diện của mình tại Việt Nam theo cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện hoặc Chi nhánh có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

4. Về Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

– Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

– Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

– Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.

5. Về Bộ hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam:

– Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

– Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài, được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài đã được chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và chứng thực hoặc công chứng theo quy định của pháp luật Việt Nam.

– Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện, được dịch ra tiếng Việt và chứng thực hoặc công chứng  theo quy định của pháp luật Việt Nam.

– Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất, được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam

– Bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện, được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam).

– Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

– Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở mới của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật có liên quan.

Lưu ý: Đối với một Nước/Quốc gia hoặc Vùng lãnh thổ pháp luật  không Quy định Thương nhân nước ngoài có con dấu, trong trường hợp này các hồ sơ do Thương nhân nước ngoài ký (nhưng không có con dấu) phải được pháp hoá lãnh sự, dịch công chứng ra tiếng Việt theo Quy định của Pháp luật Việt Nam.

6. Về trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện Công ty nước ngoài tại Việt Nam

Hồ sơ cấp phép được nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

Thời gian cấp Giấy phép: Sau 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ trừ trường hợp phải xin ý kiến của của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành trong trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành. Nếu từ chối cấp  phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

7. Các công việc Văn phòng đại diện cần thực hiện sau khi được cấp giấy phép thành lập:

–  Khắc dấu tròn và xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu của Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại cơ quan Công an.

– Đăng ký cấp Mã số thuế và thông báo mã số thuế của Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại cơ quan thuế.

– Đăng ký mở Tài khoản ngoại tệ và tài khoản bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện;

– Ký hợp đồng lao động với người đứng đầu Văn phòng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;

– Lập hồ sơ kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện (nếu có).

– Xin Giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có);

– Định kỳ trước ngày 30/01 hàng năm, Văn phòng đại diện phải làm báo cáo hoạt động hàng năm (theo mẫu) gửi và Sở Công thương cấp phép thành lập. Và báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

8. Dịch vụ tư vấn thành lập Văn phòng đại diện Công ty nước ngoài tại Việt Nam

• • Luật Bạch Minh cung cấp dịch vụ tư vấn, soạn thảo hồ sơ và liên hệ xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, khắc dấu và đăng ký mẫu dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
  • Tư vấn, hỗ trợ các thủ tục sau khi cấp phép thành lập văn phòng đại diện như: Tư vấn thủ tục đăng ký kê khai thuế thu nhập cá nhân cho Người đứng đầu văn phòng đại diện và nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện tại Việt Nam. Tư vấn và hỗ trợ thủ tục quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ:

PHÒNG TƯ VẤN ĐẦU TƯ – VĂN PHÒNG LUẬT SƯ BẠCH MINH

Trụ sở chính: Số 26, Ngõ 1/2 Vũ Trọng Khánh – KĐT Mộ Lao, Quận Hà Đông, TP Hà Nội

VPĐD tại TP Hồ Chí Minh: 30/99/21, Lâm Văn Bền, Quận 7, TP Hồ Chí Minh

Điện thoại/Zalo: 0904 152 023 – 0865.28.58.28

Hoặc Quý khách gửi yêu cầu tư vấn qua Email: luatbachminh@gmail.com