Tên công ty được xem như là một thương hiệu, một cách nhận biết của công ty để khách hàng phân biệt với công ty khác. Trong quá trình hoạt động kinh doanh có thể phát sinh một số việc liên quan đến thay đổi tên của công ty, theo quy định công ty có thể thay đổi tên công ty và nộp thông báo thay đổi tên công ty đến Cơ quan đăng ký kinh doanh.
Văn phòng Luật sư Bạch Minh là đơn vị tư vấn quy định pháp luật và cung cấp dịch vụ đăng ký doanh nghiệp uy tín tại Hà Nội. Qua đây chúng tôi sẽ tư vấn quy trình và dịch vụ cho quý khách hiểu rõ hơn về thay đổi tên công ty.
Mục lục bài viết
I. Dịch vụ thay đổi tên công ty
Luật Bạch Minh là tổ chức văn phòng luật sư có uy tin từ lâu đời, văn phòng có đội ngũ luật sư chuyên nghiệp tư vấn về đăng ký doanh nghiệp trong nước và nước ngoài. Liên quan đến việc thay đổi tên công ty, khi sử dụng dịch vụ khách hàng được văn phòng cung cấp các công việc sau:
1. Tư vấn quy định pháp luật về tên công ty.
Tên công ty được Luật doanh nghiệp quy định về điều kiện đặt tên cũng như các quy định cấm đặt tên như sau:
“Điều 41. Tên trùng và tên gây nhầm lẫn
1. Tên trùng là tên tiếng Việt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký được viết hoàn toàn giống với tên tiếng Việt của doanh nghiệp đã đăng ký.
2. Các trường hợp được coi là tên gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký bao gồm:
a) Tên tiếng Việt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký được đọc giống tên doanh nghiệp đã đăng ký;
b) Tên viết tắt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký trùng với tên viết tắt của doanh nghiệp đã đăng ký;
c) Tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đề nghị đăng ký trùng với tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đã đăng ký;
d) Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một số tự nhiên, một số thứ tự hoặc một chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, chữ F, J, Z, W được viết liền hoặc cách ngay sau tên riêng của doanh nghiệp đó;
đ) Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một ký hiệu “&” hoặc “và”, “.”, “,”, “+”, “-”, “_”;
e) Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi từ “tân” ngay trước hoặc từ “mới” được viết liền hoặc cách ngay sau hoặc trước tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký;
g) Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một cụm từ “miền Bắc”, “miền Nam”, “miền Trung”, “miền Tây”, “miền Đông”;
h) Tên riêng của doanh nghiệp trùng với tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký”.
Ngoài quy định về tên trùng và tên tương tự với công ty khác, còn một số quy định riêng về tên doanh nghiệp như sau:
a) Điều kiện đối với Tên Tiếng Việt của công ty
– Tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm hai thành tố theo thứ tự sau đây: Loại hình doanh nghiệp và Tên riêng
– Loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH” đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; được viết là “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP” đối với công ty cổ phần; được viết là “công ty hợp danh” hoặc “công ty HD” đối với công ty hợp danh; được viết là “doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “doanh nghiệp TN” đối với doanh nghiệp tư nhân
– Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu
– Không được đặt tên trùng hoặc tên gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký
– Sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó.
– Sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc
b) Điều kiện đối với Tên công ty bằng tiếng nước ngoài
– Tên công ty bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Khi dịch sang tiếng nước ngoài, tên riêng của doanh nghiệp có thể giữ nguyên hoặc dịch theo nghĩa tương ứng sang tiếng nước ngoài.
– Trường hợp công ty có tên bằng tiếng nước ngoài, tên bằng tiếng nước ngoài của công ty được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của công ty tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của công ty hoặc trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do công ty phát hành
– Không được đặt Tên bằng tiếng nước ngoài của công ty đề nghị đăng ký trùng với tên bằng tiếng nước ngoài của công ty đã đăng ký
c) Điều kiện tên viết tắt công ty
– Tên viết tắt của công ty được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài
– Không được đặt Tên viết tắt của công ty đề nghị đăng ký trùng với tên viết tắt của công ty đã đăng ký
2. Tra cứu về tên dự kiến thay đổi của công ty
Trước khi đưa ra nội dung về thay đổi tên công ty, công ty cần lên kế hoạch tên công ty dự kiến sau thay đổi. Luật Bạch Minh sẽ hỗ trợ công ty tra cứu tên công ty dự kiến xem bị trùng hoặc tương tự với tên công ty khác đã đăng ký hoặc trùng với tên thương mại/nhãn hiệu của công ty khác đã được bảo hộ.
3. Tư vấn và soạn hồ sơ thay đổi tên công ty
Hồ sơ thay đổi tên công ty theo quy định mới bao gồm:
– Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với Công ty cổ phần/ Biên bản họp Hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên
– Quyết định của Đại hội đồng cổ đông đối với Công ty cổ phần/ Biên bản họp Hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên/Chủ sở hữu đối với công ty TNHH 1 thành viên
– Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh liên quan đến việ thay đổi tên công ty
– Các tài liệu kèm theo liên quan đến thay đổi tên công ty như: Văn bản ủy quyền, bản sao công chứng giấy pháp lý cá nhân của người tiến hành thủ tục ….
4. Đại diện công ty tiến hành thủ tục thay đổi tên công ty
– Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền nhận và xử lý hồ sơ thay đổi tên công ty là: Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương nơi đặt trụ sở chính của công ty.
– Thời gian xử lý hồ sơ thay đổi tên công ty theo quy định pháp luật là 03 ngày làm việc sau ngày nộp hồ sơ hợp lệ. Trong trường hợp hồ sơ bị sửa đổi theo quy định pháp luật, công ty phải nộp lại theo trình tự và đợi thời gian như thủ tục ban đầu. Nhưng khi sử dụng dịch vụ của Luật Bạch Minh, thời gian xử lý hồ sơ của công ty được rút ngắn, hồ sơ không bị sửa đổi nhiều lần và công ty nhận được kết quả giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sớm nhất có thể.
5. Hỗ trợ khắc dấu công ty
– Sau khi nhận Giấy chứng nhận dăng ký doanh nghiệp mới công ty liên hệ đơn vị khắc dấu tiến hành thủ tục khắc dấu công ty theo tên mới.
– Công ty tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của Công ty.
– Sau khi khắc dấu công ty có thể trực tiếp sử dụng luôn con dấu không cần thông báo mẫu dấu mới với cơ quan/tổ chức nào.
(Theo quy định Luật doanh nghiệp công ty không phải thông báo thay đổi mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và cho phép công ty sử dụng luôn con dấu sau khi thay đổi tên công ty và khắc dấu có tên công ty mới)
6. Tư vấn về bảo hộ nhãn hiệu thương mại về tên công ty.
Để bảo hộ tên thương mại công ty sau khi thay đổi tên nên lên kế hoạch đăng ký nhãn hiệu mang tên thương mại của công ty.
Ví dụ: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Ánh Sao. Công ty nên đăng ký nhãn hiệu “Ánh Sao” cho nhóm sản phẩm/dịch vụ của công ty kinh doanh.
II. Các bước tiến hành thủ tục thay đổi tên công ty
1. Cung cấp thông tin công ty
– Tên công ty hiện tại
– Mã số doanh nghiệp/mã số thuế
– Tên công ty dự kiến thay đổi bao gồm: Tên công ty bằng tiếng việt; Tên công ty bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt của công ty
– Danh sách cổ đông trong công ty cổ phần/ danh sách thành viên công ty TNHH 2 thành viên trở lên
2. Họp công ty và quyết định thay đổi tên công ty
Công ty tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng thành viên để tiến hành biểu quyết về việc thay đổi tên của công ty.
Đối với Công ty TNHH 1 thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu không có thủ tục họp Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng thành viên
3. Soạn thảo hồ sơ thay đổi tên công ty
Công ty cử nhân viên soạn thảo bộ hồ sơ thay đổi tên công ty bao gồm:
– Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với Công ty cổ phần/ Biên bản họp Hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên
– Quyết định của Đại hội đồng cổ đông đối với Công ty cổ phần/ Biên bản họp Hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên/Chủ sở hữu đối với công ty TNHH 1 thành viên
– Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh liên quan đến việc thay đổi tên công ty
4. Đại diện công ty tiến hành thủ tục thay đổi tên công ty
Công ty cử nhân viên hoặc người đại diện theo pháp luật nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh để xử lý hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
5. Khắc dấu pháp nhân
6. Thủ tục sau thay đổi tên công ty
Sau khi thay đổi tên công ty tại Cơ quan đăng ký kinh doanh, Công ty tiến hành các thủ tục sau:
– Thay đổi thông tin công ty tại Ngân hàng nơi công ty mở tài khoản ngân hàng
– Thay đổi thông tin hoá đơn và thông báo phát hành điều chỉnh thông tin tên công ty trên hoá đơn
– Thông báo bằng văn bản/Email đến khách hàng, đối tác về việc thay đổi tên công ty
III. Giải đáp câu hỏi liên quan đến thay đổi tên công ty
1. Công ty có thể thay đổi tên công ty đồng thời thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty được không?
Theo quy định công ty có thể tiến hành thay đổi các nội dung đăng ký kinh doanh cùng một lần thay đổi. Công ty được thay đổi tên và trụ sở chính của công ty đồng thời 1 lần thay đổi, nhưng lưu ý, trong trường hợp công ty thay đổi trụ sở chính khác quận sẽ phát sinh thủ tục quyết toán thuế và mất rất nhiều thời gian. Vì vậy, công ty cân nhắc để có thể thay đổi tên công ty hợp lý theo quyết định của công ty.
2. Thay đổi tên công ty có bắt buộc phải họp công ty không?
Trước khi đưa ra quyết định thay đổi tên công ty, Công ty phải triệu tập cuộc họp Hội đồng thành viên/ Đại hội đồng cổ đông để họp và đưa ra biểu quyết về việc thay đổi tên công ty. Vì vậy thủ tục họp là bắt buộc đối với việc thay đổi tên công ty
3. Vắng người đại diện theo pháp luật công ty có thể tiến hành thủ tục thay đổi tên công ty được không?
Thủ tục thay đổi tên công ty bắt buộc phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật trong một số hồ sơ thông báo lên cơ quan đăng ký kinh doanh.
– Trong trường hợp người đại diện theo pháp luật vắng mặt thì phải có văn bản ủy quyền quy định như sau:
Khoản 3, Điều 12 Luật doanh nghiệp 2020.
Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì người này khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
– Trong trường hợp người đại diện theo pháp luật vắng mặt mà không ủy quyền cho người khác 1 thời gian dài, công ty có thể họp và bầu người đại diện theo pháp luật mới để có thể tiến hành các thủ tục theo quy định.
Khoản 5, Điều 12 Luật doanh nghiệp 2020.
Trừ trường hợp quy định tại khoản 6 Điều này, đối với doanh nghiệp chỉ còn một người đại diện theo pháp luật và người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty.
4. Trong thời gian thay đổi tên công ty, công ty có được xuất hóa đơn không
Trong thời gian công ty ra quyết định thay đổi tên và thông báo lên cơ quan đăng ký kinh doanh, công ty vẫn được xuất hóa đơn cho khách hàng và thông tin tên công ty cũ. Khi nào hồ sơ được Cơ quan đăng ký kinh doanh chấp thuận và cấp giấy phép đăng ký kinh doanh mới – tên mới thì công ty tiến hành thủ tục điều chỉnh thông tin tên công ty trên hóa đơn và xuất hóa đơn cho khách hàng.
VĂN PHÒNG LUẬT SƯ BẠCH MINH
– Trụ sở chính: Số 26, Ngõ 1/2 Vũ Trọng Khánh – KĐT Mộ Lao – Hà Đông – T.P Hà Nội
– VPĐD tại TP Hồ Chí Minh: 30/99/21 Lâm Văn Bền – Quận 7 – T.P Hồ Chí Minh
– Điện thoại/ Zalo/ Viber: 0904.152.023 – 0865.28.58.28
Hoặc Quý khách gửi yêu cầu tư vấn qua Email: luatbachminh@gmail.com
VĂN PHÒNG LUẬT SƯ BẠCH MINH
