Cập nhật địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính

Cập nhật địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính là gì và có bắt buộc các công ty phải cập nhật địa chỉ trụ sở khi cơ quan nhà nước tiến hành việc sáp nhật xã phường, quận huyện không. Qua bài viết này Luật Bạch Minh hướng dẫn cho mọi người biết về quy định liên quan đến việc thay đổi, cập nhật địa chỉ khi sáp nhập xã phường, quận huyện hay nói các khác là thay đổi địa giới hành chính.

1. Cập nhật địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính là gì

Là thủ tục công ty tiến hành cập nhật thông tin về địa chỉ trụ sở mới của công ty sau khi địa giới hành chính nơi công ty bạn đặt trụ sở có thay đổi về tên xã, phường hoặc tên quận, huyện thì bạn nên gửi thông báo đến Phòng đăng ký kinh doanh để được ghi nhận lại địa chỉ mới và cấp lại giấy phép kinh doanh mới cho công ty.

Ví dụ: Tại quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội. Toàn bộ phường Kim Giang sáp nhập vào phường Hạ Đình. Các công ty có địa chỉ tại phường Kim Giang sẽ tiến hành thủ tục nộp hồ sơ cập nhật thông tin địa chỉ từ phường Kim Giang thành phường Hạ Đình tại Phòng đăng ký kinh doanh thành phố Hà Nội.

2. Có bắt buộc phải cập nhật địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính không?

Có bắt buộc phải cập nhật địa chỉ của công ty trên giấy phép kinh doanh sau khi các xã, phường đã hoàn thiện về việc sáp nhập hay không?. Đây là câu hỏi của rất nhiều bạn đang thắc mắc sau khi công ty mình thuộc phạm vi các xã phường bị sáp nhập.

Trên tinh thần Nghị quyết số: 35/2023/UBTVQH15 ban hành ngày ngày 12 tháng 7 năm 2023 quy định về việc sắp xếp đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã giai đoạn 2023-2030. Quy định về việc chuyển đổi giấy tờ như sau:

Trích Điều 21 Nghị quyết số: 35/2023/UBTVQH15 ban hành ngày ngày 12 tháng 7 năm 2023

Điều 21. Chuyển đổi giấy tờ cho cá nhân, tổ chức

1. Các loại giấy tờ đã được cơ quan có thẩm quyền cấp cho cá nhân, công dân, tổ chức trước khi thực hiện sắp xếp theo đơn vị hành chính cũ nếu chưa hết thời hạn theo quy định vẫn được tiếp tục sử dụng.

2. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chỉ đạo Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính chủ động xây dựng kế hoạch tuyên truyền và triển khai việc chuyển đổi các loại giấy tờ cho cá nhân, tổ chức, tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức khi thực hiện các thủ tục chuyển đổi các loại giấy tờ và không thu các loại phí, lệ phí khi thực hiện việc chuyển đổi do thay đổi địa giới đơn vị hành chính.

Theo quy định hiện nay không bắt buộc về việc yêu cầu các công ty phải tiến hành thủ tục thay đổi, cập nhật thông tin về địa chỉ trụ sở do thay đổi địa giới hành chính. Nhưng để thống nhất về địa chỉ trên giấy phép và thuận lợi cho hoạt động quản lý Cơ quan nhà nước khuyến khích các công ty trên địa bạn xã, phường bị sáp nhập tiến hành thủ tục cập nhật địa chỉ mới.

3. Bất cập khi không cập nhật địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính

Khi cơ quan nhà nước thay đổi địa giới hành chính, cụ thể là sáp nhập, thay đổi tên các xã phường thì địa chỉ chi tiết về số nhà, tên đường của công ty không thay đổi nên nhiều công ty không chú trọng đến việc cập nhập lại địa chỉ theo tên phường mới vì tâm lý ngại thủ tục hành chính, mất thời gian tìm hiểu hồ sơ thủ tục.

Nhưng sẽ có nhiều bất cập khi công ty vẫn giữ thông tin địa chỉ cũ trên giấy phép kinh doanh như sau:

– Địa chỉ trên giấy phép kinh doanh không giống với địa chỉ thực tế sau thay đổi địa giới hành chính.

– Khó khăn trong việc giao nhận hàng hóa, bưu phẩm khi gửi/nhận từ khách hàng vì trên hệ thống các đơn vị chuyển phát nhanh sẽ cập nhật thông tin địa chỉ mới không còn thông tin cũ theo giấy phép kinh doanh của công ty.

– Gây nhầm lẫn khi nhận hóa đơn từ khách hàng khi thông tin trên giấy phép kinh doanh là địa chỉ cũ nhưng trên hệ thống phần mềm hóa đơn cập nhật địa chỉ mới sau thay đổi địa giới hành chính.

4. Thời hạn cập nhật địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính

Về việc thay đổi thông tin địa chỉ trụ sở của công ty do sáp nhập các xã, phường nên không phải phạm vi quy định thời hạn về thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh. Vì vậy, hiện tại không có quy định về thời hạn công ty phải cập nhật địa chỉ trụ sở chính sau khi cơ quan nhà nước sáp nhập xã phường.

Nhưng khuyến khích các công ty tiến hành việc cập nhật địa chỉ trụ sở mới theo thông tin xã phường mới để không ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh.

5. Lệ phí cập nhật địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính

Theo quy định về đăng ký doanh nghiệp quy định về miễn phí, lệ phí nhà nước trong trường hợp công ty cập nhật thông tin địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính.

Trích khoản 3, Điều 63, Nghị định 01/2021/NĐ- CP

3. Doanh nghiệp không phải trả phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp trong trường hợp cập nhật, bổ sung thông tin về số điện thoại, số fax, thư điện tử, website, địa chỉ của doanh nghiệp do thay đổi về địa giới hành chính và các trường hợp quy định tại điểm b khoản 2 Điều này.

Trích Khoản 2, Điều 21 Nghị quyết số: 35/2023/UBTVQH15 ban hành ngày ngày 12 tháng 7 năm 2023

Điều 21. Chuyển đổi giấy tờ cho cá nhân, tổ chức

2. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chỉ đạo Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính chủ động xây dựng kế hoạch tuyên truyền và triển khai việc chuyển đổi các loại giấy tờ cho cá nhân, tổ chức, tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức khi thực hiện các thủ tục chuyển đổi các loại giấy tờ và không thu các loại phí, lệ phí khi thực hiện việc chuyển đổi do thay đổi địa giới đơn vị hành chính.

6. Hồ sơ cập nhật địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính

– Thông báo cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp theo mẫu của Bộ kế hoạch và đầu tư

– Bản sao công chứng căn cước công dân của người nộp hồ sơ

– Văn bản ủy quyền trong trường hợp người thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh không phải là người đại diện theo pháp luật.

7. Mẫu thông báo cập nhật địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính

Thông báo cập nhật địa chỉ khi thay đổi địa giới hành chính được sử dụng theo mẫu Phụ lục II-5 bạn hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT ngày 16 tháng 03 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

Phụ lục II-5

(Ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT ngày 16 tháng 03 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư)

THÔNG BÁO

Về việc bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố …………

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): ……………………………………………

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: …………………………………………….

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp/mã số thuế):……………………Ngày cấp …../.…/……..Nơi cấp: ……………………………

Bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp như sau:

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác và trung thực của nội dung Thông báo này.

Người ký tại Thông báo này cam kết là người có quyền và nghĩa vụ thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

8. Thủ tục cập nhật địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính

Bước 1. Công ty chuẩn bị hộ hồ sơ cập nhật thông tin địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính.

Hồ sơ các bạn có thể tham khảo tại văn bản pháp luật quy định về đăng ký doanh nghiệp hoặc liên hệ trực tiếp đến Văn phòng Luật sư Bạch Minh để được tư vấn hỗ trợ.

Bước 2. Nộp hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh.

Các bạn có thể nộp theo các hình thức như: nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa tiếp nhận hồ sơ; nộp qua đường bưu điện hoặc nộp trực tuyến thông qua cổng thông tin đăng ký kinh doanh.

Mỗi một cơ quan đăng ký kinh doanh có quy định về hình thức nộp khác nhau, có tỉnh thành chỉ tiếp nhận hồ sơ nộp trực tuyến , có những tỉnh thành chấp thuận hình thức nộp trực tiếp và cả trực tuyến.

Bước 3. Nhận giấy phép đăng ký kinh doanh sau thay đổi địa chỉ

Hiện nay, một số tỉnh/ thành phố trực thuộc trung ương đã áp dụng in giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty bằng phôi Giấy trắng A4. Vì vậy, công ty lưu ý khi nhận giấy phép kinh doanh mới tránh trường hợp bị mất hoặc nhầm lẫn vào giấy tờ, tài liệu khác của công ty.

9. Thủ tục sau khi thay đổi địa chỉ công ty 

– Thay đổi thông tin địa chỉ công ty trên phần mềm hóa đơn điện tử và thông tin tại chữ ký số của công ty

– Thông báo về địa chỉ mới cho khách hàng, đối tác kinh doanh, nhà cung cấp ……

– Thông báo thay đổi địa chỉ của công ty tại ngân hàng thương mại nơi công ty mở tài khoản ngân hàng.

– In biển hiệu mới treo tại trụ sở chính của công ty

10. Giải đáp thắc mắc về cập nhật địa chỉ khi thay đổi địa giới hành chính

• Công ty thay đổi ngành nghề và cập nhật địa chỉ trụ sở có làm cùng 1 lần được không

– Công ty được tiến hành đồng thời các thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh trong một bộ hồ sơ thay đổi. Trừ trường hợp các thay đổi liên quan đến việc chuyển nhượng vốn góp và thay đổi vốn điều lệ thì phải tiến hành tách riêng từng thủ tục.

• Có phải thông báo thay đổi địa chỉ do sáp nhập xã phường đến cơ quan thuế không?

– Đối với các tổ chức hoạt động thuộc quản lý của Sở kế hoạch và đầu tư thì không cần phải thông báo lên cơ quan thuế khi thay đổi địa chỉ.

– Đối với các tổ chức hoạt động không thuộc quản lý của Sở kế hoạch và đầu tư thì phải tiến hành 2 bước, thông báo thay đổi đến cơ quan cấp giấy phép và thông báo thay đổi đến cơ quan thuế quản lý.

• Thời gian cập nhật địa chỉ là bao lâu?

Theo quy định thời gian tiến hành thủ tục thay đổi là 3 ngày sau ngày nộp hồ sơ, nhưng thực tế nhiều trường hợp hồ sơ thiếu nội dung, sai nội dung, kê khai thông tin không đúng bị trả về và thời gian có thể kéo dài nửa tháng mới xong. Vì vậy, Công ty nên tìm đơn vị văn phòng luật sư hỗ trợ về thủ tục để hoạt động kinh doanh sớm nhất có thể.

• Cập nhật địa chỉ có phải nộp giấy phép đăng ký kinh doanh cũ không

Thay đổi địa chỉ kinh doanh của công ty không phải nộp lại giấy phép kinh doanh cũ, nhưng giấy phép kinh doanh cũ sẽ không còn hiệu lực sau khi công ty được phòng đăng ký kinh doanh cấp giấy phép mới thay thế.

• Cập nhật, thay đổi địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính có phải tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông hay Hội đồng thành viên không

Căn cứ theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về đăng ký doanh nghiệp, công ty nộp thông báo cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh để cập nhật thông tin địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính. Vì vậy, công ty không cần phải tổ chức họp để biểu quyết về việc cập nhật thông tin địa chỉ.