Hướng dẫn gia hạn giấy phép trung tâm ngoại ngữ

Pháp luật hiện hành chưa quy định cụ thể về việc gia hạn giấy phép trung tâm ngoại ngữ, tuy nhiên do trên Giấy phép hoạt động trung tâm ngoại ngữ có quy định thời hạn hiệu lực do đó nếu muốn tiếp tục hoạt động giáo dục thì trước khi hết hạn Trung tâm ngoại ngữ phải chuẩn bị hồ sơ và tiến hành thủ tục gia hạn giấy phép tại cơ quan cấp phép.

1. Văn bản pháp luật về gia hạn giấy phép trung tâm ngoại ngữ

Hiện nay, việc cấp phép thành lập và cấp phép hoạt động đào tạo của Trung tâm ngoại ngữ nói chung được quy định tại các Văn bản dưới đây:

– Luật Giáo dục nghề nghiệp ngày 27 tháng 11 năm 2014;

– Luật đầu tư ngày 26 tháng 11 năm 2014;

– Luật sửa đổi, bổ sung Điều 6 và Phụ lục 4 về Danh mục ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện của Luật đầu tư ngày 22 tháng 11 năm 2016;

– Luật Giáo dục ngày 14 tháng 6 năm 2019;

– Nghị định 46/2017/NĐ-CP ngày 21 tháng 4 năm 2017 quy định về điều kiện đầu tư và hoạt động trong lĩnh vực giáo dục;

– Nghị định 135/2018/NĐ-CP ngày 04 tháng 10 năm 2018 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 46/2017/NĐ-CP ngày 21 tháng 4 năm 2017 quy định về điều kiện đầu tư và hoạt động trong lĩnh vực giáo dục;

– Nghị định 86/2018/NĐ-CP ngày 06 tháng 06 năm 2018 quy định về hợp tác, đầu tư của nước ngoài trong lĩnh vực giáo dục;

– Thông tư số 21/2018/TT-BGDĐT ngày 24 tháng 8 năm 2018 về việc ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của trung tâm ngoại ngữ, tin học;

Theo các văn bản hiện hành nêu trên, không có quy định cụ thể về thời hạn của Giấy phép hoạt động đào tạo của Trung tâm ngoại ngữ và cũng không có quy định về hồ sơ, thủ tục gia hạn Giấy phép thành lập Trung tâm ngoại ngữ, giấy phép hoạt động đào tạo của Trung tâm ngoại ngữ.

Tuy nhiên thực tế trên các Giấy chứng nhận hoạt động đào tạo, bồi dưỡng ngoại ngữ do Sở Giáo dục và đào tạo các tỉnh và thành phố của Việt Nam cấp có ghi nhận thời hạn hoạt động đào tạo, bồi dưỡng của các Trung tâm ngoại ngữ là khác nhau và thường dao động từ 01 đến 05 năm. Cụ thể như thời hạn hoạt động ghi nhận trên Giấy chứng nhận hoạt động đào tạo, bồi dưỡng do Sở Giáo dục và đào tạo Hà Nội cấp cho các trung tâm ngoại ngữ hiện nay là 02 năm. Và ghi rõ khi hết thời hạn 02 năm thì Trung tâm ngoại ngữ đăng ký gia hạn thời hạn hoạt động. Vì lý do đó các Trung tâm ngoại ngữ đã được cấp phép cần chú ý đến thời hạn ghi trên Giấy chứng nhận hoạt động đào tạo của mình để làm thủ tục gia hạn tránh làm gián đoạn quá trình hoạt động của Trung tâm.

2. Mẫu gia hạn giấy phép trung tâm ngoại ngữ

3. Gia hạn giấy phép trung tâm ngoại ngữ khi nào?

Để đảm bảo sự hoạt động liên tục của các Trung tâm ngoại ngữ và để hạn chế các rắc rối pháp lý, các Trung tâm ngoại ngữ cần chú ý đến thời hạn hoạt động đào tạo trên Giấy chứng nhận hoạt động đào tạo, bồi dưỡng ngoại ngữ do Sở Giáo dục và đào tạo cấp cho Trung tâm của mình để tiến hành thủ tục gia hạn trước khi hết hạn giấy phép hoạt động.

Về thời điểm cần tiến hành gia hạn là trước bao nhiêu ngày hoặc bao nhiêu tháng trước ngày hết hạn giấy phép hoạt động cụ thể thì các văn bản không có quy định, nhưng Trung tâm ngoại ngữ nên chuẩn bị hồ sơ và nộp hồ sơ gia hạn trước 2-3 tháng vì cần phải tính đến khoảng thời gian cho việc chuẩn bị hồ sơ gia hạn đặc biệt là hồ sơ xin Văn bản chấp thuận về Phòng cháy chữa cháy, thời gian thẩm định hồ sơ hồ sơ gia hạn giấy phép trung tâm ngoại ngữ tại Sở Giáo dục và Đào tạo (đặc biệt là nếu hồ sơ phải sửa đổi, bổ sung theo yêu cầu của Sở Giáo dục và Đào tạo).

4. Vì sao phải gia hạn giấy phép trung tâm ngoại ngữ?

Việc gia hạn giấy phép trung tâm ngoại ngữ vì các lý do sau:

– Thứ nhất: Đảm bảo việc hoạt động đào tạo của Trung tâm ngoại ngữ có đầy đủ căn cứ pháp lý. Vì nếu không được gia hạn thì Trung tâm ngoại ngữ sẽ bị coi là hoạt động không phép;

– Thứ hai: Đảm bảo sự hoạt động đào tạo diễn ra liên tục của Trung tâm. Nếu hết thời gian hoạt động mới gia hạn (hay là gia hạn muộn) sẽ không được chấp thuận. Lúc này Trung tâm phải lập hồ sơ cấp phép hoạt động đào tạo áo dục thì được coi là Trung tâm xin Giấy phép hoạt động mới.

– Thứ ba: Nâng cao uy tín và kinh nghiệm hoạt động của các Trung tâm, vì trên Giấy chứng nhận hoạt động đào tạo, bồi dưỡng ngoại ngữ do Sở Giáo dục và đào tạo cấp đều ghi nhận thời gian Đăng ký lần đầu và thời gian gia hạn các lần tiếp theo.

5. Bộ hồ sơ gia hạn giấy phép trung tâm ngoại ngữ

Trên website của các Sở giáo dục và đào tạo các tỉnh và thành phố không có quy định hướng dẫn cụ thể về hồ sơ gia hạn giấy phép hoạt động đào tạo, bồi dưỡng của Trung tâm ngoại ngữ gồm những giấy tờ gì? Nhưng thực tế hồ sơ gia hạn giấy phép trung tâm ngoại ngữ cũng áp dụng tương tự như hồ sơ cấp mới Giấy phép hoạt động đào tạo bồi dưỡng ngoại ngữ. Theo đó khi gia hạn Trung tâm cần chuẩn bị các hồ sơ và giấy tờ để chứng minh cho việc Trung tâm ngoại ngữ của mình đảm bảo các điều kiện để được cấp phép và hoạt động.

Cụ thể, khi gia hạn giấy phép trung tâm ngoại ngữ, Trung tâm cần chuẩn bị các hồ sơ giấy tờ sau:

– Tờ trình xin gia hạn giấy phép hoạt động của trung tâm ngoại ngữ;

– Giấy phép hoạt động đào tạo bồi dưỡng của Trung tâm ngoại ngữ cần gia hạn;

– Nội quy hoạt động của Trung tâm ngoại ngữ;

– Chương trình và nội dung và giáo trình giảng dạy ngoại ngữ của Trung tâm;

– Giấy tờ chứng minh địa điểm hoạt động của Trung tâm là hợp pháp như (hợp đồng thuê nhà, giấy tờ nhà đất..);

– Báo cáo về trang thiết bị và cơ sở vật chất tại trung tâm như: Máy tính, tivi, bàn ghế và thiết bị phụ vụ giảng dạy, số lượng phòng học, phòng thực hành, phòng quản lý, phòng giáo viên…

– Danh sách cán bộ, giáo viên, nhân viên hiện đang làm việc của trung tâm ngoại ngữ. Những thay đổi, bổ sung về nhân sự của trung tâm ngoại ngữ (nếu có thay đổi)

– Hồ sơ nhân sự của trung tâm bao gồm:

+ Quyết định bổ nhiệm Giám đốc trung tâm, các văn bằng chứng chỉ và sơ yếu lý lịch của Giám đốc trung tâm ngoại ngữ;

+ Văn bằng chứng chỉ của đội ngũ giáo viên giảng dạy tại trung tâm ngoại ngữ;

+ Hợp đồng lao động đối với nhân sự làm việc tại Trung tâm ngoại ngữ

 – Biên bản kiểm tra an toàn phòng cháy chữa cháy của Trung tâm ngoại ngữ.

–  Văn bản báo cáo có xác nhận của chính quyền địa phương (UBND cấp xã/phường) nơi đặt địa điểm hoạt động của trung tâm ngoại ngữ về Trung tâm đáp ứng điều kiện vệ sinh môi trường, an ninh trật tự…

6. Tờ trình gia hạn giấy phép trung tâm ngoại ngữ

Tờ trình gia hạn giấy phép trung tâm ngoại ngữ cần phải làm theo Mẫu do Sở giáo dục ban hành. Trên tờ trình cần ghi đầy đủ các thông tin của trung tâm ngoại ngữ như Tên và địa chỉ của Trung tâm, thông tin về giám đốc trung tâm ngoại ngữ.

Tờ trình gia hạn giấy phép trung tâm ngoại ngữ cần nêu rõ số, ngày tháng năm cấp giấy phép hoạt động đào tạo bồi dưỡng của trung tâm, và đến nay trung tâm vẫn đáp ứng các yêu cầu và điều kiện hoạt động của trung tâm ngoại ngữ được hướng dẫn tại Quy chế Tổ chức và hoạt động của trung tâm ngoại ngữ, tin học ban hành kèm theo Thông tư 21/2018/TT-BGDĐT ngày 21 tháng 08 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo

7. Thủ tục gia hạn giấy phép trung tâm ngoại ngữ

Để gia hạn giấy phép hoạt động trung tâm ngoại ngữ cần tiến hành qua các bước sau:

Bước 1: Thẩm định hồ sơ gia hạn giấy phép trung tâm ngoại ngữ

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gia hạn giấy phép trung tâm ngoại ngữ , Trung tâm nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện 01 bộ hồ sơ đến Sở Giáo dục vào đào tạo các tỉnh/thành phố;

Trong thời hạn 05 ngày, Sở Giáo dục vào đào tạo sẽ tiến hành thẩm định hồ sơ do trung tâm nộp, nếu hồ sơ chưa đúng, chưa đầy đủ theo quy định thì Sở sẽ Thông báo bằng văn bản những nội dung và yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung để Trung tâm hoàn thiện.

Bước 2: Kiểm tra thực tế tại trung tâm ngoại ngữ cần gia hạn giấy phép hoạt động

Việc kiểm tra thực tế chỉ được tiến hành với các Trung tâm ngoại ngữ đã nộp hồ sơ gia hạn giấy phép hoạt động đáp ứng quy định và yêu cầu.

Trong thời hạn 10 ngày, Sở Giáo dục và đào tạo phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức thẩm định và kiểm tra trên thực tế tại Trung tâm để đánh giá các điều kiện cấp phép theo quy định. Việc kiểm tra sẽ được lập thành Biên bản kiêm tra thẩm định.

Bước 3: Quyết định gia hạn giấy phép trung tâm ngoại ngữ

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày có kết quả thẩm định, Sở giáo dục và đào tạo có quyết định gia hạn giấy phép hoạt động trung tâm ngoại ngữ. Trường hợp từ chối cấp phép hoạt động giáo dục thì có văn bản thông báo cho trung tâm nêu rõ lý do.

8. Thẩm quyền gia hạn giấy phép trung tâm ngoại ngữ

– Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo nơi trung tâm ngoại ngữ có trụ sở chính quyết định cho phép hoạt động giáo dục đối với trung tâm ngoại ngữ trực thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo; trung tâm ngoại ngữ tin học trực thuộc trường trung cấp; trung tâm ngoại ngữ, tin học do tổ chức, cá nhân đề nghị thành lập; trung tâm ngoại ngữ, tin học thuộc trường đại học, trường cao đẳng nằm ngoài khuôn viên của trường; trung tâm ngoại ngữ, tin học thuộc các bộ, ban, ngành, các tổ chức xã hội, xã hội – nghề nghiệp có trụ sở đóng tại địa phương;

– Giám đốc đại học, học viện; hiệu trưởng trường đại học, trường cao đẳng quyết định cho phép hoạt động giáo dục đối với trung tâm ngoại ngữ, tin học hoạt động trong khuôn viên của trường.

9. Dịch vụ gia hạn giấy phép trung tâm ngoại ngữ

Luật Bạch Minh có nhiều gói dịch vụ gia hạn giấy phép trung tâm ngoại ngữ , tư vấn thành lập trung tâm ngoại ngữ nhằm đáp ứng mọi nhu cầu rất đa dạng của Khách hàng. Công việc trong các gói dịch vụ được mô tả cụ thế dưới đây:

9.1 Gói Tư vấn soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ xin gia hạn giấy phép trung tâm ngoại ngữ:

Với gói dịch vụ này, Luật Bạch Minh sẽ tiến hành các công việc sau:

+ Tư vấn điều kiện, hồ sơ, thủ tục để xin gia hạn giấy phép hoạt động trung tâm ngoại ngữ

+ Lên Danh mục các thông tin, giấy tờ để trung tâm cung cấp để Luật Bạch Minh lập hồ sơ, gia hạn giấy phép hoạt động Trung tâm ngoại ngữ.

+ Soạn thảo Tờ trình gia hạn, nội quy hoạt động của Trung tâm ngoại ngữ; hoàn thiện các hồ sơ nhân sự của Trung tâm như: Quyết định bổ nhiệm Giám đốc/Phó giám đốc Trung tâm, Hợp đồng lao động với đội ngũ giáo viên, hợp đồng cộng tác giảng dạy.. và các hồ sơ có liên quan đến việc gia hạn giấy phép hoạt động Trung tâm ngoại ngữ gửi Khách hàng.

+ Hướng dẫn chi tiết trình tự các bước nộp hồ sơ gia hạn giấy phép hoạt động Trung tâm ngoại ngữ để Khách hàng tự mình có thể thực hiện.

9.2 Gói Dịch vụ trọn gói  xin gia hạn giấy phép Trung tâm ngoại ngữ:

Với gói dịch vụ này, Khách hàng chỉ cần cung cấp các Thông tin và tài liệu cần thiết liên quan đến việc gia hạn giấy phép hoạt động Trung tâm ngoại ngữ. Sau khi nhận được hồ sơ từ Khách hàng, Luật Bạch Minh sẽ thừa Uỷ quyền của Quý khách trực tiếp nộp hồ sơ, theo dõi quá trình thẩm định hồ sơ tại cơ quan cấp phép. Liên hệ đặt lịch kiểm tra thẩm định cơ sở. Với gói dịch vụ Trọn gói này, các luật sư của Luật Bạch Minh sẽ hỗ trợ tối đa giúp Khách hàng giảm tối đa việc đi lại. Khách hàng chỉ cần có mặt trong một số trường hợp cần thiết theo quy định như khi Kiểm tra thực tế. Về thời gian giải quyết sẽ nhanh và siêu nhanh đáp ứng các mọi yêu cầu của từng Khách hàng.

Mọi yêu cầu tư vấn và Báo giá về dịch vụ cấp phép Thành lập Trung tâm ngoại ngữ, gia hạn giấy phép hoạt động Trung tâm ngoại ngữ xin Quý khách vui lòng liên hệ

VĂN PHÒNG LUẬT SƯ BẠCH MINH

–

– Trụ sở chính: Số 26, Ngõ 1/2 Vũ Trọng Khánh – KĐT Mộ Lao, Quận Hà Đông, TP Hà Nội

– Điện thoại/Zalo/viber:  0904 152 023 – 0865.28.58.28

– VPĐD tại TP Hồ Chí Minh: 30/99/21, Lâm Văn Bền, Quận 7, TP Hồ Chí Minh

– Điện thoại/Zalo: 0865 28 58 28

– Hoặc Quý khách gửi yêu cầu tư vấn và báo phí qua Email: luatbachminh@gmail.com

10. Một số câu hỏi về gia hạn giấy phép hoạt động Trung tâm ngoại ngữ

Câu hỏi thứ nhất?

Khi gia hạn giấy phép hoạt động Trung tâm ngoại ngữ, nếu muốn thay đổi Giám đốc trung tâm thì có tiến hành đồng thời được luôn không?

Trả lời!

Khi gia hạn gia hạn giấy phép hoạt động Trung tâm ngoại ngữ, nếu có thay đổi các thông tin về nhân sự bao gồm Giám đốc trung tâm và đội ngũ giáo viên thì có thể tiến hành đồng thời việc Gia hạn và thay đổi giấy phép hoạt động đã cấp.

Tuy nhiên, đối với Giám đốc trung tâm mới và đội ngũ giáo viên cần đáp ứng các yêu cầu và điều kiện được quy định cụ thể tại Thông tư 21/2018/TT-BGDĐT ngày 21 tháng 08 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạoquy định điều kiện để được thành lập trung tâm ngoại ngữ tin học.

Theo đó, các nhân sự mới thay đổi của Trung tâm ngoại ngữ phải đáp ứng các điều kiện sau:

Yêu cầu Giám đốc trung tâm Ngoại ngữ:

+ Tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc tốt nghiệp đại học và có chứng chỉ ngoại ngữ tối thiểu bậc 3 theo Khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam hoặc tương đương.

+ Có nhân thân tốt;

+ Có năng lực quản lý;

+  Có kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực giáo dục, đào tạo ít nhất 3 năm.

Yêu cầu đối với đội ngũ giáo viên:

Giáo viên của trung tâm ngoại ngữ là người làm nhiệm vụ giảng dạy, hướng dẫn thực hành, gồm giáo viên cơ hữu, giáo viên hợp đồng giáo viên là người Việt Nam, giáo viên là người bản ngữ người nước ngoài.

Số lượng giáo viên: Tuỳ thuộc Quy mô hoạt động của trung tâm mà có số lượng giáo viên tương ứng nhưng phải đảm bảo điều kiện  tỷ lệ trung bình không quá 25 học viên/1 giáo viên/ca học.

Yêu cầu đối với các Giáo viên là người Việt Nam:

+ Có bằng cao đẳng sư phạm ngoại ngữ trở lên;

+  Có bằng cao đẳng ngoại ngữ trở lên và chứng chỉ nghiệp vụ sư phạm.

Tiêu chuẩn Giáo viên dạy ngoại ngữ là người bản ngữ (đối với từng ngoại ngữ cụ thể): + Có bằng cao đẳng trở lên và chứng chỉ đào tạo dạy ngoại ngữ phù hợp.

Giáo viên giảng dạy tại trung tâm ngoại ngữ là người nước ngoài đủ Điều kiện dạy ngoại ngữ khi đạt một trong các tiêu chuẩn sau:

+ Có bằng cao đẳng sư phạm ngoại ngữ trở lên;

+ Có bằng cao đẳng ngoại ngữ trở lên và chứng chỉ đào tạo dạy ngoại ngữ phù hợp;

+ Có bằng cao đẳng trở lên, chứng chỉ năng lực ngoại ngữ từ bậc 5 trở lên theo khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam hoặc tương đương và chứng chỉ đào tạo dạy ngoại ngữ phù hợp.

Câu hỏi thứ hai?

Trong trường hợp nếu trung tâm ngoại ngữ thay đổi địa chỉ hoạt động thì có thể tiến hành đồng thời việc thay đổi địa chỉ với việc gia hạn giấy phép hoạt động Trung tâm ngoại ngữ trong một lần được không?

Trả lời!

Trước tiên, cần xem địa điểm mới thay đổi có đáp ứng về các yêu cầu về điều kiện đặt trụ sở trung tâm hay không?

Thứ nhất: Phải có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm trung tâm ngoại ngữ mới là hợp pháp (Hợp đồng thuê nhà, Giấy tờ nhà đất)

Thứ hai: Địa điểm trung tâm mới không phải là Căn hộ chung cư hoặc nhà tập thế

Thứ ba: Địa điểm trung tâm mới phải đáp ứng các điều kiện về vệ sinh môi trường, an ninh trật tự và phòng cháy chữa cháy;

Thứ tư: Địa điểm trung tâm mới phải đảm bảo diện tích tối thiểu để có thể bố trí các phòng ban chức năng của trung tâm phục vụ việc giảng dạy;

Nếu địa điểm mới mà trung tâm ngoại ngữ dự định thay đổi đáp ứng các điều kiện trên, thì việc ghi nhận địa chỉ hoạt động thay đổi có thể tiến hành đồng thời với việc gia hạn giấy phép hoạt động Trung tâm ngoại ngữ trong một lần được không còn phụ thuộc vào điều kiện sau:

– Trong trường hợp địa điểm mới và địa điểm đã đăng ký và được cấp phép trong cùng phạm vi một tỉnh/thành phố. Thì có thể gộp chung một lần vừa gia hạn giấy phép hoạt động Trung tâm ngoại ngữ và ghi nhận địa điểm hoạt động của trung tâm.

 – Trong trường hợp địa điểm mới và địa điểm đã đăng ký và được cấp phép khác tỉnh/thành phố. Thì trung tâm phải làm hồ sơ từ đầu như cấp mới giấy phép hoạt động Trung tâm ngoại ngữ tại Sở giáo dục và đào tạo nơi trung tâm đặt địa điểm mới.

Câu hỏi thứ ba?

Trong quá trình hoạt động, nếu Trung tâm ngoại ngữ thay đổi, bổ sung thêm các đối tượng đào tạo thì có phải tiến hành thủ tục thay đổi giấy phép hoạt động Trung tâm ngoại ngữ hay không?

Trả lời

Việc bổ sung thêm các đối tượng đào tạo  là thay đổi nội dung hoạt động so với giấy phép hoạt động đào tạo bồi dưỡng đã được cấp.

Do đó, Trung tâm ngoại ngữ phải làm hồ sơ thay đổi giấy phép hoạt động nội tại Sở giáo dục và đào tạo đã cấp phép.